Il servizio di gestione violazioni, ad alto valore aggiunto, di Italset srl nasce con l’obiettivo di semplificare i processi della Pubblica Amministrazione ed apportare notevole risparmio sui costi di gestione. L’ente accertatore si trova così ad esternalizzare con estrema sicurezza alcune delle fasi cicliche e manuali previste dall’iter sanzionatorio del Codice della Strada ed extra Codice della Strada.
Cosa significa gestire le violazioni?
Significa partecipare e supportare gli addetti ai lavori in quasi tutti i procedimenti che prevedono un iter sanzionatorio. Tutti gli enti accertatori, come la Polizia Locale, sono impegnati nelle operazioni di accertamento e notifica degli atti amministrativi a carico di soggetti che hanno violato delle norme. Solitamente, queste attività vedono le infrazioni al Codice della Strada piuttosto che ai Regolamenti amministrativi della Pubblica Amministrazione.
Gestione violazioni: L’offerta
Gestione violazioni: l’esternalizzazione (outsourcing)
Il servizio prevede l’acquisizione da parte del Centro Servizi di Italset srl di ogni attività delegabile ai privati per quanto previsto dalla normativa vigente Legge 689/91 e direttiva Maroni del 2009, con riferimento ai procedimenti slegati dalle fasi critiche che interessano l’accertamento delle violazioni al Codice della Strada, competenza riservata agli agenti della Polizia Locale.
Le attività eseguite da operatori qualificati e con esperienza maturata nel settore della gestione multe
- Acquisizione e organizzazione del materiale cartaceo e/o digitale trasmesso al Centro Servizi
E’ compito di un responsabile referente del Centro Servizi raccogliere, catalogare e organizzare in lotti di lavorazione ogni violazione al Codice della Strada ed extra Codice della Strada elevata dal Comando di Polizia e destinata alla lavorazione in esternalizzazione. - Trasmissione delle lavorazioni direttamente dal Comando tramite software CRM dedicato
In alternativa, il Cliente può inviare al Centro Servizi i flussi digitali attraverso l’adozione di un software applicativo realizzato internamente dalla nostra azienda, con cui si possono inviare gli ordini di lavorazione allegando i flussi digitali tramite “upload”. Il sistema integrato CRM (Customer Relationship Management) funge anche da protocollo informatico oltre che da schedulatore delle lavorazioni da eseguirsi presso il Centro Servizi di Italset Srl.
Il Cliente attraverso il CRM oltre ad inviare i flussi digitali destinati alla lavorazione, quali scansioni di sanzioni amministrative Codice della Strada, ricevute di pagamenti, esiti notifica, cartoline CAD e CAN, flussi digitali prodotti da dispositivi elettronici, ricorsi ricevuti, ecc, è invitato a fornire altre importanti informazioni che ne contraddistinguono meglio le priorità e le modalità di trattamento delle lavorazioni. - Inserimento dati (data entry)
Per ogni accertamento violazione Codice della Strada gli operatori impegnati nel servizio provvedono all’inserimento delle informazioni nel software gestionale manualmente oppure tramite importazione dei flussi digitali prodotti da dispositivi elettronici di rilevazione, quali misuratori di velocità, documentatori fotografici del passaggio con semaforo rosso, ztl, ecc. Quest’ultimo processo avviene solo dopo la dovuta convalida da parte dell’accertatore.
Le modalità di acquisizione previste nell’ambito della gestione delle violazioni:
– da supporto cartaceo;
– da flussi digitali; - Verifica corrispondenza dei dati inseriti
Fase di estrema importanza, necessaria per controllare l’esatta corrispondenza delle violazioni Codice della Strada redatte dagli agenti di Polizia Locale con le informazioni introdotte manualmente nell’applicazione gestionale dagli operatori del Centro Servizi.
Questa delicata attività, inclusa nel servizio proposto, pone i presupposti per scongiurare la possibilità di contenzioso da parte dell’utenza. - Sviluppo e trasformazione in digitale di immagini fotografiche
Alcune sanzioni Codice della Strada scaturiscono ancora oggi da dispositivi elettronici con le risultanze impresse su pellicole fotografiche a rullino o su carta termica.
Per questi ormai rari casi Italset provvede, tramite azienda specializzata partner, allo sviluppo fotografico della pellicola e alla digitalizzazione della risultanza fotografica ovvero della violazione del Codice della Strada. - Abbinamento dati anagrafici dei proprietari
Il servizio di gestione violazioni di Italset completa indirettamente un’altra fase fondamentale dell’iter sanzionatorio. Il completamento degli accertamenti presenti nella base dati con i rispettivi dati anagrafici dei proprietari dei veicoli e degli eventuali obbligati in solido.
Attraverso la convenzione stabilità tra l’ente accertatore e uno o più registri automobilistici, (DTT, Ancitel, ACI PRA), il software gestionale provvede automaticamente all’abbinamento dei dati di risposta per ogni contravvenzione Codice della Strada.
Questo procedimento in particolare avviene sotto la diretta supervisione del personale di Polizia Locale. - Generazione delle stampe in digitale
Un’altra fase importante quella della predisposizione dei documenti necessari per la notificazione ai soggetti destinatari.
Il software gestionale genera automaticamente, in base ai filtri richiesti, un unico flusso digitale costituito dai modelli di stampa che costituiscono il plico notifica:
– verbale di acceramento in fronte-retro;
– bollettino di conto corrente precompilato mod. TD674, con autorizzazione alla stampa preventivamente istruita;
– modulo di raccolta dei dati del conducente per gli articoli del C.d.S. che prevedono la decurtazione dei punti dalla patente;
– distinta unica di spedizione postale riepilogativa. - Verifica della conformità da parte del Comando
Tutti i file (in formato PDF) vengono trasmessi al referente del Comando affinché ne approvi la conformità tramite firma digitale, prima che gli stessi vengano stampati, imbustati e predisposti per la postalizzazione. - Stampa, abbinamento ricevute di ritorno e imbustamento dei verbali
E’ questa un’altra importante attività, svolta dal nostro Centro Servizi, che vede la materializzazione dell’accertamento di violazione, pronto per essere spedito, tramite notificazione, al destinatario del procedimento sanzionatorio.
Una linea di produzione, rappresenta i tre processi di formazione del plico notifica, ovvero la stampa su stampanti laser fronte-retro con elevata capacità di stampa giornaliera, l’abbinamento e l’imbustamento su imbustatrici automatiche ad alta capacità ciclica. - Postalizzazione delle notifiche
Arrivati a questo punto del processo, il Centro Servizi di PMSERVICE pone al cliente la scelta delle due possibilità di invio della corrispondenza:
– consegna tramite delega dell’Ente dei plichi notifica al centro di accettazione di Poste Italiane (CMP) per la notificazione ai destinatari;
– consegna tramite corriere espresso dei plichi notifica chiusi presso gli Uffici dell’Ente, che gestirà a propria cura la consegna a Poste Italiane; - Anticipo delle spese di notificazione (Opzionale)
Per la fase di postalizzazione verbali, Italset srl, qualora richiesto dal cliente, provvede all’anticipo delle spese postali a favore di Poste Italiane. - Digitalizzazione dei documenti di ritorno
I documenti cartacei che ritornano all’indirizzo del Comando, quali ricevute di ritorno 23L, cartoline CAD e CAN, ricevute di pagamento, e modulo comunicazione dati conducente, vengono prontamente scansionati e abbinati, come allegati, all’accertamento registrato nella banca dati nel sistema integrato.
Su richiesta, il Centro Servizi provvede anche a masterizzare i documenti digitali su DVD o altri supporti rimovibili e a spedirli presso gli uffici del Comando ai fini della conservazione documentale, unitamente al materiale cartaceo, debitamente catalogato e ordinato in scatole numerate. - Rendicontazione esiti notifica
Il più importante dei documenti che ritorna al mittente. La ricevuta di ritorno 23L viene presa in carico dagli operatori del Centro Servizi e ne vengono acquisite le informazioni attestanti la data, l’esito e la modalità di notificazione avvenuta. La stessa cartolina viene sottoposta a scansione per la conservazione documentale. - Rendicontazione dei pagamenti
Tra le varie operazioni in carico al Centro Servizi molta importanza riveste anche la rendicontazione degli incassi provenienti dai procedimenti notificati ai trasgressori. Il nostro servizio prevede lo svolgimento di questo incarico in due modalità:
– mediante inserimento manuale dei dati del pagamento acquisiti dalle ricevute cartacee pervenute presso gli uffici del Comando;
– tramite acquisizione del flusso digitale (file testo) scaricato dall’area riservata del portale “BancoPosta” di Poste Italiane;
Nel primo caso, le informazioni di pagamento vengono inserite manualmente dagli operatori nel software gestionale in corrispondenza di ogni verbale interessato, cambiandone contestualmente lo stato in “CONCILIATO” o “CONCILIATO PARZIALMENTE”.
Nel secondo caso, gli operatori prelevano il file dal portale di Poste Italiane e lo danno in pasto alla procedura gestionale, la quale registra automaticamente tutti i dati del pagamento per ogni verbale trattato e ne marca lo stato. - Rendicontazione moduli dati conducente
La gestione violazioni del Codice della Strada, prevede un sistema, introdotto il 1° luglio 2003, per la decurtazione dei punti dalla patente di guida. A partire da quella data, ogni accertamento di violazione cds che prevede la decurtazione dei punti patente, deve essere accompagnato da un modulo con cui l’accertatore viene a conoscenza dei dati anagrafici e della patente di guida del conducente del veicolo con cui è stata commessa l’infrazione al C.d.S.
Il personale del nostro Centro Servizi provvede ad acquisire i dati dichiarati dal trasgressore sul modulo ritornato presso l’indirizzo del Comando verificandone la regolarità attraverso l’analisi della fotocopia del documento allegata. - Gestione delle notifiche inesitate
Alcune raccomandate A.G. ritornano presso il mittente a causa del mancato recapito al primo tentativo.
Il personale del Centro Servizi prende in carico la corrispondenza inesitata e ne studia le cause ai fini di un ulteriore e corretto invio.
I casi più frequenti sono:
– irreperibilità: è previsto un aggiornamento dei dati del destinatario attraverso l’anagrafe comunale del luogo;
– indirizzo corretto: si procede con la predisposizione di una nuova notifica tramite messi del Comune interessato;
– azienda sconosciuta: si richiedono i dati anagrafici e l’indirizzo corrente della sede legale attraverso l’Agenzia delle Entrate;
– destinatario deceduto: si predispone la rinotificazione a carico degli eredi; - Gestione digitale dei ricorsi
Il servizio di gestione multe, offerto dal Centro Servizi di Italset srl, non poteva tralasciare il delicato argomento “contenzioso”.
Tutti i ricorsi pervenuti all’indirizzo dell’Ente accertatore vengono acquisiti dagli operatori del Centro Servizi, scansionati, catalogati, introdotti nella banca dati e abbinati alla corrispondente pratica, restituendone prontamente le copie cartacee agli uffici del Comando.
Modularità del servizio proposto
Tutte le fasi o processi previsti dall’offerta possono essere scelti in parte o singolarmente da ogni Cliente e in base alle specifiche esigenze operative. Ad esempio, il nostro Centro Servizi provvede alla lavorazione dei lotti ricevuti iniziando dalla predisposizione delle notifiche, tralasciando l’inserimento dei dati nel sistema informativo in quanto il cliente ha stabilito di gestire il data entry internamente. Questo fattore può determinare chiaramente un risparmio sul costo del servizio globale completo.